プロジェクトを成功させるために、企業は、プロジェクトマネジャーを支える存在としてPMOを設置します。今回は、PMO導入による３つの効果について解説します。
企業プロジェクトを成功させるための体制
企業プロジェクトを定義すると、「複数の人が集まり世の中に新たな付加価値をもたらす仕事を成し遂げること」です。
この企業プロジェクトを成功させるために、企業は、その責任者としてプロジェクトマネジャーを任命し、プロジェクトマネジャーを支える役割としてPMO（Project Management Office）を設置します。
こうした体制を整えることが、プロジェクトの成功につながります。
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プロジェクトマネジメントをプロジェクトマネジャー一人で行うと
プロジェクトを進めるにあたって、状況の把握、課題の洗い出しが必須です。そして、それらに応じた対策を練り、解決し、さらにプロジェクトを推し進めていきます。このようなPDCAサイクルを回し続けプロジェクトを遂行します。
仮に、プロジェクトマネジメントをプロジェクトマネジャーが一人で行うとしたらどうでしょうか？
プロジェクトに問題はつきものです。課題を発見するだけでも大変な労力を必要とします。大規模なプロジェクトになれば、複数のチームを組んで動くことになり、チームごとにマネジメントを行いながら、さらにプロジェクト全体のマネジメントも行います。
各チームで様々な考察がされるため何が正しいのか判断に迷うときもあります。ある人は、生産工程に問題があるのが遅れの原因だと言い、ある人は従業員の能力不足や人員不足が原因だと言います。またある人は、従業員の教育の仕方に問題があると言います。
まだ課題が見えればいい方なのですが、問題はないという報告を受けていても進捗が遅れている事実をどう受け止めればいいのでしょうか？ときには隠れた問題を掘り起こすこともプロジェクトマネジメントには必要となってきます。
次にその課題に対してどのような解決策を取ればいいのでしょうか？課題を発見するだけでも大変なうえに、解決策を練ることも、そして、それを実行に移すことも、とてもじゃないですがプロジェクトマネジャー一人の力では賄いきれないのが実情です。
プロジェクトマネジメントはプロジェクトマネジャー一人で行うものではありません。
PMOの存在目的
このような状況を打破するために、企業はPMOを設置します。プロジェクトマネジャーと共にプロジェクトを成功させるためにPMOが存在するのです。
PMOは、プロジェクトマネジャーをサポートし、プロジェクトの進捗状況や課題、リスク、品質を可視化して管理し、プロジェクトの成功へと導きます。
次にPMO導入による３つの効果について解説していきます。
プロジェクトの可視化による効果
プロジェクトの状況を知るためには、管理情報が必要です。
進捗管理、課題管理、リスク管理、予算管理など、システム開発プロジェクトにおいては、変更管理、障害管理など様々な管理プロセスを導入することでプロジェクトの状況を可視化します。
可視化することで、プロジェクトが今どのような課題に取り組んでいるか、また見えない問題を早期発見し対策を講じていくことを可能にします。
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コミュニケーション促進の効果
プロジェクトマネジメントにおけるコミュニケーションの量は膨大です。ただ、その非効率さも問題となります。
例えば、メールでのやりとりは、後に読み返すときにを探すだけでも時間と手間がかかります。
そこで、メールの表題に統一のルールを設けることで、探す手間を省くといった対策を講じます。このように負担となるコミュニケーションコストを管理するのもPMOの役割です。
意志決定を支援する効果
多くのプロジェクトが、時間に限りがあり、プロジェクトマネジャーは迅速な意思決定が求められます。そのためにも、プロジェクトのリアルタイムでの状況を把握する必要があり、効率的な情報収集は欠かせません。
仮に、状況がすぐに把握できなければ、プロジェクトマネジャーは、状況把握のために個別のヒアリングをしたり、会議を開いたりしなければいけません。また、管理情報が整っていなければ、それらをまとめるだけでも時間がかかります。
こうした状況を回避するためにもPMOが、プロジェクト管理を徹底し可視化しておくことで、プロジェクトマネジャーの迅速な意思決定を支援することができます。
特にリスク対策に関しては、先手を打つことが肝心です。リスク対策を「考える時間」をプロジェクトマネジャーに捻出してもらうこともPMOがあってこそ可能です。
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